契約書の整理（８） 最終回

契約書の整理作業は、まだ完全に終わっていませんが
ネタ切れとなりましたので、今回で終了いたします。

書き残したことを以下に記しておきます。

【8.1】１分以内に見つける

必要な文書を探し出すまでの目標時間は
「１分」だったか「30秒」だったか、ちょっと思い出せませんが
早く見つけ出すことを常に意識しないといけません。

【8.2】文書を迷子にさせない

ファイリング・システムを導入しても、文書が迷子になる可能性は大いにあります。
予防策も色々ありますが、意外とめんどくさかったりします。

まず、文書を持ち出すときは、個別フォルダーごと取り出す。
これは鉄則です。

それから、持ち出した文書は、その日のうちに返却する。
これも鉄則です。

長期間、文書を持ち出すときは、「貸出ガイド」に記入する。
この辺から運用がめんどくさくなります。
イヤ、使ったことがないので正確には「たぶん」です。
貸出ガイドは店頭で見かけない商品なので、当社にもありません。

「あの文書、捨てたんだっけ？」
　↓
一覧表をつくる。
文書が収録された日、廃棄された日を記載する。

戻す場所をまちがえちゃった。
　↓
個別フォルダーのラベルを色分けしておけばこれは防げる。

共有の財産を活用するには、ルールが必要です。
ルールは少ないほうが楽。
「黄色いやつは、黄色い場所に戻す」
直感的にわかりやすい仕組み、合理的な仕組みにしておけば
いちいち明文化しなくてすみます。

【8.3】検索のために一覧表を工夫する

こんなケースが考えられます。
「土地に関する契約書を全部出してみてくれ」との要望がありました。
しかし、ボックス内は相手先名を50音に分類しているだけです。
収録されている全文書を当たって、土地に関する契約書を探さなければなりません。

そんなケースを想定して、一覧表に一工夫しておきます。
一覧表に「土地」という小分類情報をもたせておけば、検索は楽になります。

大事な一覧表は、紛失しないように常にボックスの先頭に置くようにします。

リアルだと、検索キーが１つしかもてないのが弱点かな？と思います。
AND検索やOR検索は、むずかしい。
「大昔は、ホールソート・パンチカードなんていうのがあってな....」
市役所ＯＢの方から聞いた話をつい思い出してしまいました。
オチがない話なので、細かい説明は割愛します。

【8.4】電子化ファイリング検定

本日、社団法人日本経営協会から検定試験の案内が届きました。
[リンク：(社)日本経営者協会　ファイリング・デザイナー検定]
http://www.noma.or.jp/filing/index.html

ここ数年、案内がきてもホッタラカシにしてました。
今年は「電子化ファイリング検定」を受験してみようと思っています。

【8.5】出直しだぁ！

色々と一丁前なことを書きましたが、自分のデスクの周りはグチャグチャ。
デスクの周りだけでなく、他にも占拠しちゃってるスペースもあります。

「担当分野が広いんだから、しょうがないでしょ」
これは自分への言い訳。

ブログを書いているヒマがあるなら片付けよう。
今後は、朝早く出社して片付けるようにします！

最後に一言。
昨日読んだ本の中で、ビビビときたコトバ。

（仕事のやり方は）標準化された瞬間からカイゼンの対象になる。

仕事のやり方は常に進化する。

（終了）

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